Офис-менеджер

 Ключевые навыки и достижения:

Опыт работы — 8 лет 8 месяцев

• Июль 2015 —настоящее время
3 года 6 месяцев
АО Беатон
Санкт-Петербург
Офис-менеджер
Обеспечение жизнедеятельности офиса, работа с Поставщиками, слежение за своевременным
получением всей закрывающей бухгалтерской документации, сопровождение и оформление
документооборота, распределение входящих звонков, мини АТС, составление табеля рабочего
времени, взаимодействие с арендаторами по обеспечению услуг для офиса, согласно Договору
аренды. Заказ авиабилетов, жд билетов, гостиниц для командируемых и вышестоящих лиц.
Оказание помощи всем отделам организации. Распределение входящей электронной и
бумажной документации по офису. Оформление и отправка почтовой документации. Заказ
кофе, чая, воды, канцелярских и хоз.товаров в офис. Ведение мобильного корпоративного
кабинета Мегафон, своевременное подключение необходимых опций для коллег, постоянное
слежение за лицевым счётом, чтобы не было перерасходов, работа с ОАО МегаФон по решению
проблем по начислениям для нашей организации. Ведение авансовых отчётов. В подчинении
4 человека-2 уборщицы и 2 курьера-водителя. Самостоятельное составление путевых листов
для водителей по городу для доставки документов контрагентам, полный контроль за
своевременной доставкой ими документации. Составление путевого листа по срочности,
важности, расставление приоритетов и ответственность за это. Организация чая, кофе
приходящим клиентам. Слежение за уборкой в офисе, организация мойки окон, вызов
мастеров и.т.д. Организация поздравлений на День Рождения сотрудников. Составление
графика отпусков. Заказ электронных ключей, пропусков в офис для сотрудников,
взаимодействие с охраной бизнес центра и решение текущих проблем, своевременное
решение поставленных задач. Составление писем, служебных записок, регламентов,
претензий, гарантийных писем, дополнительных соглашений и договоров, но не на все, а на
то, что поручено офис-менеджеру. Работа с типографией, своевременный заказ бланков
товарно-транспортных накладных, взаимодействие с диспетчерами и начальниками
производств, выполнение поручений начальников всех производств, донесение важной
информации до начальства. Взаимодействие с отделом продаж. Подписание обходных листов,
встреча на собеседование и сопровождение увольняемых по кабинетам для подписания
обходного листа при увольнении. Ведение наработанной базы поставщиков, поиск поставщиков,
заказ мебели в офис, ведение реестра штампов и печатей организации.

• Сентябрь 2014 —Май 2015
9 месяцев
ООО "Верона"
Санкт-Петербург
Администратор офиса
Выполнение стандартных обязанностей секретаря, офис-менеджера и администратора.
Обеспечение жизнедеятельности офиса (чай, кофе, вода, канцтовары, отслеживание
своевременной оплаты аренды помещения, контроль за уборкой офиса, контроль за
работоспособностью электроприборов). Оформление заявок по поступившим счетам за услуги в
системе организации, отслеживание своевременной оплаты счетов. Разноска входящей
документации по отделам. Распоряжение административными финансами, составление
авансовых отчетов. Работа в "тандеме" с водителем организации, создание оптимального плана
пользования служебным автомобилем сотрудниками Компании.Ведение табеля.
Документооборот (приказы, доверенности, входящая и исходящая документация, протоколы,
распоряжения, архивирование и пр.).Осуществление контроля за исполнением работниками
предприятия изданных приказов и распоряжений, а также контроль за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя.
Присутствие на комиссии по претензиям клиентов, протоколирование решений комиссии по
каждому акту, рассылка результатов по комиссии определенному кругу лиц. Работа с
курьерскими службами. Входящие и исходящие звонки, мини АТС. Копировальные работы.
Контроль за праздничными и юбилейными датами. Помощь отделам Компании. Выполнение
личных поручений руководителя.

• Август 2013 —Сентябрь 2014
1 год 2 месяца
ООО "СМК "Кулла"
Санкт-Петербург
Офис-менеджер
Обеспечение жизнедеятельности офиса. Ведение документооборота организации.
Самостоятельный поиск клиентов. Продвижение услуг Компании. Заключение Договоров с
Заказчиками. Отслеживание готовности перечня работ по Договору, согласно срокам. Ведение
взаимосвязи с Заказчиками. Ведение планируемого финансового прихода организации
согласно Договору по графику платежей. Самостоятельное создание текстов рекламы по
услугам Компании. Работа в социальных сетях по продвижению и продаже услуг организации.
Отслеживание гарантийных случаев по Договору. Выезд на объект для создания визуального
плана сданного объекта в эксплуатацию. Отправление корреспонденции по почте. Работа с
курьерскими службами. Подбор персонала.

• Апрель 2010 —Август 2013
3 года 5 месяцев
ООО "ИФК "Водоканалстрой"
Санкт-Петербург
Секретарь-референт
Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя. Обеспечение
жизнедеятельности офиса. Составление писем, запросов, других документов, составление
приказов по общей деятельности, осуществление контроля за исполнением работниками
предприятия изданных приказов и распоряжений, а также контроль за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя, прием документов и личных заявлений на
подпись руководителю. Организация проведения телефонных переговоров руководителя,
запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания,
передача и прием информацию по приемно-переговорным устройствам . Решение
административно-хозяйственных вопросов. Оказание помощи отделам организации в
осуществлении поставленных перед ними "задач". Ведение контрольно-регистрационной картотеки входящей и исходящей документации. Работа с курьерскими службами,
отправление и получение почтовых писем. Контроль за праздничными и юбилейными
датами. Оперативный поиск и подбор нужных предприятию специалистов.Заказ авиа и ж/д
билетов, бронирование номеров в гостинице, подготовка необходимых документов для
оформления визы, заказ визиток для сотрудников Компании и Руководителя. Организация
пребывания партнеров компании в Санкт-Петербурге (проживание, деловые встречи).
Организация корпоративного выезда и отдыха сотрудников компании.Контроль за
праздничными и юбилейными датами.

 Прочие сведения о себе, комментарии:

Ответственная, работоспособная, внимательная, коммуникабельная, с чувством юмора,
организованная, исполнительная, обучаемая и доброжелательная.